Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет

Если бланк форма КО-2 оформляется при выдачи денег под отчет сотрудникам организации, то необходимо получить от работника заявление в письменной форме, на котором руководитель должен поставить свою подпись в знак согласия, а также написать сумму, которую следует выдать сотруднику и на какой срок.

Заполняем РКО по форме КО-2

Оформление расходного кассового ордера осуществляется в момент выдачи денежных средств из кассы. Кассир выдает наличность лицу, указанному в бланке ордера, при этом получатель должен предъявить паспорт или другой документ, подтверждающий личность. Представитель другой организации может предъявить доверенность в качестве подтверждающего документа.

Сначала кассир подготавливает сумму к выдаче, затем передает получателю РКО, в котором тот пишет сумму прописью, ставит дату и расписывается. Далее кассир пересчитывает подготовленную сумму к выдаче на глазах получателя и производит выдачу. Получатель самостоятельно пересчитывает наличные под наблюдением кассира. После выдачи кассир подписывает РКО.

Заполнение расходного кассового ордера – выдаем наличные

При составлении РКО на сдачу наличных в банк есть одна особенность в процедуре составления. Если вы обратите внимание на образец заполнения РКО, приведенный выше, то увидите, что в Приложении мы должны записать номер и дату объявления на взнос наличными. Однако этот документ составляется в банке. Только в банке становится известен номер квитанции (которая является частью объявления).

В строке «Приложение» необходимо перечислить все первичные документы, на основании которых будут выданы денежные средства. Если деньги выдаются сотруднику сторонней организации, в обязательном порядке к расходному кассовому ордеру прилагается доверенность на получение денежных средств.

Расходный кассовый ордер: назначение и рекомендации по заполнению

В строке «Получил» лицо, которому будут выданы деньги, указывает получаемую сумму прописью, а копейки цифрами. Далее ставит дату и подпись в соответствующих строках. Строка «Выдал кассир» оформляется после того, как кассир выдал деньги по расходному кассовому ордеру.

  1. От работника принимается заявление, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Вместо заявления в бухгалтерию может быть передан оформленный распорядительный документ (распоряжение/приказ). Такое заявление (распоряжение/приказ) служит основанием для выдачи денег в подотчет.
Читайте также:  Грозное письмо должнику образец

Заполнение расходного кассового ордера в подотчет

Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2020 № 3210-У). Рассмотрим основные действия при выдаче денег:

«Предложение» — необходимо внести ордер-основание для выдачи наличности с кассы. В случае, если деньги выписываются на сотрудника другого предприятия, то в данное поле необходимо внести № доверенности на получение денег организации, в которой числится данное лицо, в таком случае необходимо прикрепить копию доверенности.

Форма КО-2

«Дебет» — код учета аналитического — поле предназначенное для внесения аналитического кода учета, согласованного с предшествующей графой. Данное поле заполняем в том случае, если применение подобного рода кода принято и допустимо на предприятии, в случае неиспользования ставим прочерк.

Деньги из кассы могут выдаваться по доверенности. Если такое происходит, то в бланке РКО после наименования непосредственного получателя вносятся данные человека, на которого была выписана доверенность. В разделе «Приложение» указывается номер и дата доверенности, по которой это лицо получило средства. Доверенность обязательно остаётся у кассира, как документ, являющийся приложением к расходному ордеру.

Бланк расходного кассового ордера 2020 года: правила и образец заполнения

  1. Цифровой код бланка РКО 0310002 и название формы ордера № КО-2 занесены в таблицу под названием «Коды». Она находится в правом верхнем углу бланка. В этой же таблице необходимо указать код ОКПО предприятия.
  2. В верхней графе пишется полное название фирмы в соответствии с Уставом. Расходные ордера нумеруются по порядку, с первого номера с начала года. В соответствующей графе пишется дата оформления документа.
  3. В разделе «Корреспондирующий счёт, субсчёт» указывается дебетуемый в данной операции счёт, то есть фиксируется бухгалтерская проводка.
  4. В графе «Сумма» проставляется сумма цифрами в рублях и копейках. Потом пишется название предприятия с которым ведутся расчёты или ФИО физического лица, которому выдаются деньги.
  5. В графе «Основание» должны находиться данные о реквизитах документа, который является основанием для выдачи средств из кассы и описание операции.
  6. В разделе «Приложение» при необходимости перечисляются прилагаемые к ордеру документы.
  7. Затем идут подписи администрации — директора и главного бухгалтера.
  8. В графе «Получил» лицо, которому выданы средства должно написать сумму прописью, поставить дату получения и собственную подпись. Получатель должен собственноручно расписаться в РКО за те средства, которые он получил. При получении денег по платёжной или расчётно-платёжной ведомости сумма прописью может не указываться. На следующей строке нужно заполнить все реквизиты документа, который удостоверяет личность субъекта, получающего выплаты из кассы предприятия.

  • поле «Принято от» — выставляем Ф.И.О. сотрудника вносившего денежные средства из справочника «Сотрудники организации».
  • поле «Основание» указываем основание получения наличных денежных средства, например «Получение денежных средств на хоз. нужды».
  • поле «Приложение» в данном поле перечисляются документы, указываются их номер и дата.

Формируем кассовую книгу в 1С

Во вкладе «Печать» расходно-кассового ордера заполняем поля «Основание» выставляем значение – «Выдача в подотчет на хоз. нужды». В поле «Приложение» прикладывается как правило заявление подотчетника на выдачу денежных средств. В поле «По» выставляем паспортные данные сотрудника организации.

Расходный кассовый ордер (РКО) – это первичный учетный документ, по которому из кассы предприятия выдаются наличные денежные средства. Его вид (образец) закреплен в альбоме унифицированных форм и заполнение является обязательным для всех юридических лиц и предпринимателей (исключение составляют лишь кредитные организации).

Расходный кассовый ордер: образец и заполнение

  • наименование организации;
  • номер РКО (нумерация ордеров начинается с нового календарного года) и дату его выписки (текущую дату);
  • дебетовый корреспондирующий счет (70, 71, 51, 84 и др.) (для предпринимателей необязательно);
  • сумму для выдачи в цифрах (ниже она дублируется прописью);
  • ФИО получателя (полностью);
  • основание для выдачи денежных средств (указывается наименование хозяйственной операции: сдача выручки в банк, аванс на хозрасходы, командировочные расходы, заработная плата и т.д.);
  • приложение, включающее в себя список документов, которые прилагаются к РКО и являются причиной выплаты (квитанция, заявление, авансовый отчет, приказ, ведомость и пр.).

выдача денег в подотчет. Расходы следующего плана: приобретение всяких расходников типа перчаток и мешков для строительного мусора, приобретение строительно-отделочных материалов, приобретение стремянки, канц.товаров, ГСМ. Можно ли при заполнении АО писать в строке "Назначение" "хоз.нужды" в отношении всего вышеперечисленного?

Заполнение расходного кассового ордера: назначение аванса

выдача денег в подотчет. Расходы следующего плана: приобретение всяких расходников типа перчаток и мешков для строительного мусора, приобретение строительно-отделочных материалов, приобретение стремянки, канц.товаров, ГСМ. Можно ли при заполнении АО писать в строке "Назначение" "хоз.нужды" в отношении всего вышеперечисленного?

  1. Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления подотчетного лица, по распорядительному документу руководителя организации.
  2. Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

Бланк и образец ЗАЯВЛЕНИЯ на выдачу денег в ПОДОТЧЕТ

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.