Бланк служебного письма образец

Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) . При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях однотипности оформления документации.

Бланк служебного письма образец

Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

  • Информационное письмо содержит сообщение, просьбу, напоминание, предложение.
  • Гарантийное предназначено для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.
  • В рекламационном (претензионном) письме излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.
  • Коммерческое письмо составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.
  • В письме-запросе просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Служебное письмо

Служебное письмо — это самый распространенный вид делового документа. Составляется письмо для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам. По содержанию и назначению письмо может быть информационное, гарантийное, рекламационное, коммерческое, письмо -запрос, письмо-приглашение и т. д.

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Читайте также:  Чем отличается загранпаспорт нового поколения от старого

Как написать официальное письмо

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

Бланк служебного письма образец

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Служебное письмо (образец)

  1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
  2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
  3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
  4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
  5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
  6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
  7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
  8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
  9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
  10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.
Читайте также:  Если квартиру продает юридическое лицо

Чтобы укрепить добрые отношения воспользуйтесь случаем и напишите письмо-поздравление. Поводом может послужить любое значимое событие – юбилей фирмы или конкретного человека, назначение на должность или какое-либо иное достижение. Поздравлять также можно со всевозможными существующими праздниками в нашей стране и мире. Если это письмо направляют персонально какому-либо человеку, тогда сначала уместно будет обратиться к нему (например, [. ]

Бланк служебного письма образец

Как и куда обращаться, чтобы направить жалобу есть информация в предыдущей статье. Это фактически продолжение темы и просто приведен образец такого письма. В примере на данной странице рассмотрено обращение в отношении интервала движения транспорта (когда не соблюдается график движения). Ваше обращение может касаться абсолютно любых интересующих вас вопросов. В жалобе на работу транспорта приведены факты, [. ]

Общепринятые стандарты способствуют: организации централизованного изготовления бланков, снижению стоимости машинописных работ, сокращению трудозатрат на оформление и составление писем, облегчению визуального поиска необходимой информации, расширению возможности применения организационной и вычислительной техники при обработке документов.

Как писать официальное письмо

Стандарты формуляров-образцов устанавливают формат и размер полей документов, находящихся в унифицированной системе, требования к конструкционной сетке, наличие и порядок расположения реквизитов. Такие документы состоят из трех основных частей, расположенных в четко разграниченных зонах, что обеспечивает быстроту и легкость восприятия текста.

Во многих организациях существует обмен информацией посредством электронной связи, поэтому при помощи электронной почты упрощается подача служебной записки. Подобный документооборот внутри предприятия имеет очевидный плюс – это оперативность рассмотрения обращений сотрудников.

Служебная записка — пример написания, образец бланка

С 13 июля 2015 года в горячем цеху предприятия пришла в негодность печь, и для исправления поломки требуется приобрести запчасти из списка, который прилагается ниже. Суммарная стоимость деталей и работ по устранению поломки составляет 15700 (пятнадцать тысяч семьсот рублей 00 копеек).

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Читайте также:  Выселение бывших собственников из квартиры

Реквизиты служебного письма

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

В таких документах выражают приветствия по торжественному случаю, поздравления, пожелания, передают какую-либо информацию, касающуюся бизнеса и т. д. К примеру, благодарственные письма способствует укреплению партнёрских отношений между предприятиями или их сотрудниками.

Как написать официальное письмо в организацию

  • наименование компании;
  • код по ОКПО и/или ОКУД;
  • логотип организации (если предприятие государственное или муниципальное, указывается государственный герб);
  • почтовый, электронный и юридический адрес;
  • номера телефонов и факса;
  • банковские реквизиты;
  • сведения об адресате;
  • подпись отправителя.