Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку

Трудовая книжка бывшему работнику выдается в день увольнения, который является последним рабочим днем по трудовому договору. Проблема с выдачей возникает в том случае, если работник уволен по статье за прогулы, или последний день трудового договора совпадает с последним днем отпуска, а работник не явился за документами. В таком случае необходимо выслать уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку.

Как уведомить работника о необходимости забрать трудовую книжку с места увольнения

Корреспонденция оформляется ценным письмом с оплаченным уведомлением о вручении, сопровождается описью документа вложения для доказательств того, что письмо о необходимости забрать трудовую книжку отправлено. Дополнительно письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Рекомендуем направить его работнику заказным письмом с уведомлением о вручении письма получателю. Письмо можете составить в произвольной форме за подписью руководства организации. Конкретную дату получения трудовой книжки работником указывать не обязательно, потому что с этой даты, с которой уведомление направлено работнику, о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправление по почте, работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ).

Работник не забрал трудовую книжку при увольнении

Давайте разберёмся. В том случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. п.36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

В “Правилах ведения и хранения трудовых книжек…”, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. N 225, нет четкой информации о том, по какому адресу нужно направить письмо. Чаще всего его отправляют на адрес, указанный в личной карточке работника. Но, если у работодателя имеются другие адреса, предоставленные сотрудником, направлять документ нужно на все имеющиеся адреса, по которым гражданин может проживать. Это будет свидетельствовать о том, что руководитель принял максимально возможные меры для вручения бланка. Также может быть отправлено повторное уведомление о получении трудовой книжки.

Читайте также:  Каких врачей проходят на права

Уведомление о получении трудовой книжки

Как поступить кадровику, если работник не пришел за документом? Прежде всего, нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в табеле учета рабочего времени. После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости явиться за бланком лично, или дать согласие на его пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка.

Не допускается задержка выдачи или невыдача физическому лицу его трудовой книжки по вине работодателя. Помимо того, что на предприятие могут быть наложены финансовые санкции, оно должно будет изменить дату увольнения сотрудника. Указанные последствия прямо вытекают из содержания пункта 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Уведомление о явке за трудовой книжкой

Ведение, хранение и заполнение формуляров осуществляется в строгом соответствии с предписаниями Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, а также Инструкцией, введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

  • наименование и реквизиты организации;
  • номер документа;
  • дата создания;
  • ФИО сотрудника;
  • адрес, на который будет отправлено письмо;
  • название документа;
  • просьба забрать документ;
  • предложение переслать документ по почте;
  • подпись должностного лица и печать предприятия.

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку

Получение сотрудником трудовой книжки регулируют такие нормативные документы, как Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Объективно может, но далеко не всегда суды принимают ее во внимание при вынесении решения, полагая, что отправка корреспонденции таким образом не доказана и свидетельствовать об отправке и вложении в почтовое отправление могут только оформленные почтовые уведомления и опись вложения.

Как доказать отправку уведомления работнику о необходимости забрать трудовую книжку

Поскольку представить на обозрение суда Вы данные документы ен сможете, Вам стоит исходить из того, что имеете. Дополнительно можно подготовить еще реестр отправялемой корреспонденции, почтовая квитанция об отправке письма (если она сохарнилась). Если имеется идентификатор почтового отправления, то по нему через функционал отслеживания почтовых отправлений можно проследить его получение. Но еще раз повторюсь далеко не всегда суд примет все это во внимание в качестве доказательств отправки уведомления.

Читайте также:  Как узнать поставщика услуг жкх

Также работник вполне может взыскать с работодателя неустойку за то, что тот намеренно удерживает его трудовую. Для того чтобы так не попасться на удочку недобросовестного работника стоит задуматься о составлении акта об отказе получения трудовой книжки.

Что делать, если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку? Пошаговая инструкция

Однако потрудитесь зафиксировать данный факт для того, чтобы в случае, если работник скажет, что подобного не было, вы могли бы предоставить ему неопровержимые доказательства. Более долгий, но и более действенный способ это связь через посылку заказного письма с уведомлением. Работник наверняка получил письмо, если конверт не пришел вам обратно.

В то же время необходимо иметь в виду, что ответственность может наступать только лишь в том случае, если наниматель умышленно или по неосторожности не произвел своевременную выдачу трудовой книжки и окончательный расчет. В том случае, если сам работник уклоняется от их получения, наниматель ответственности не несет. При этом, однако, необходимо иметь в виду, что наниматель должен обладать доказательствами того, что он предпринял определенные действия для соблюдения требований законодательства. В противном случае при отсутствии таких доказательств ответственность, вероятнее всего, будет применена.

Трудовая книжка высылается заказным письмом работнику

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Работник, увольняясь, отказался забрать свою трудовую книжку. Мы направили ему уведомление с просьбой явиться за книжкой или разрешить отправить ее по почте. Если работник даст свое согласие на отправление трудовой книжки по почте, как быстро мы должны это сделать?

Читайте также:  Служба по контракту в севастополе

Вопрос-ответ 29: Срок, в течение которого работнику должна быть выслана трудовая книжка

Подобный акт — документ, подтверждающий законность действия работодателя в конфликтной ситуации. Он должен быть оформлен на хранение в отдельное дело или в одно дело с документами, имеющими такой же срок хранения. О направлении акта в дело делается отметка в левом нижнем углу документа.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Что делать с трудовой книжкой уволенного работника

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.